Работа с журналом «Кассовые документы», печатными формами. Большие возможности программы 1С.

Учет операций по оприходованию и расходованию наличных денежных средств в кассе предприятия ведется в реестре (журнале) «Кассовые документы». Первичными документами, подтверждающими приход или расход наличных денежных средств в кассу предприятия являются «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». В программе 1С для учета кассовых операций используются внутренние документы «Поступление наличных» и «Выдача наличных».  Одна строка в реестре «Кассовые документы» соответствует одному документу «Поступление наличных» или «Выдача наличных». 
 
Журнал документов «Кассовые документы».
Приход наличных денежных средств в кассу и выдача денег из кассы  указываются в разных столбцах «Поступление» и «Выдача». В колонках «Дата» и «Номер» отражаются дата и номер приходного или расходного кассового документа. Номер кассового документа присваивается программой автоматически по порядку возрастания номеров (однако программа дает возможность ручного изменения номера кассового документа). Нумерация с первого номера ведется на протяжении года. В колонке «Получатель / Плательщик» отражаются данные о физическом или юридическом лице, которые соответственно получают наличные денежные средства из кассы предприятия или вносят наличные денежные средства в кассу. 
В колонке «Вид платежа» указывается вид операции с наличными денежными средствами (более подробно виды платежей мы рассмотрим позже). В колонке «Организация» указывается название организации, которая ведет учет. Данная колонка необходима в том случае если мы в одной базе ведем учет операций по нескольким организациям. В колонке «Ответственный» указываем имя пользователя, ответственного за учет данной операции. В колонке «Валюта» указываем название национальной валюты Российской Федерации – рубль, а в случае работы с валютными средствами – наименование этой валюты. 

Все вышеуказанные колонки заполняются в документах «Поступление наличных» и «Выдача наличных» - программных аналогах первичных документов кассового учета: Приходном и Расходном кассовом ордерах. (Рис.1).

Ris1
Рис. 1

Рассмотрим команды из командной строки реестра «Кассовые документы». Команды «Поступление» и «Выдача» предназначены для создания новых документов «Поступление наличных» и «Выдача наличных». Команда «Печать» предлагает распечатать следующие документы «Кассовый ордер» или «Реестр документов» журнала  «Кассовые документы». (Рис. 2).
Ris2
Рис. 2

Два варианта документа «Кассовый ордер» подготовленных для печати на бумажный носитель представлены на рисунках 3 и 4. Печатная форма документа соответствует законодательно утвержденной форме Приходного кассового ордера (Рис. 3) и Расходного кассового ордера (Рис. 4).

Ris3
Рис. 3

Ris4
Рис. 4

Внимательно рассмотрим форму предварительная печать кассовых документов. При использовании этой формы (с целью проверки правильности заполнения реквизитов печатаемого документа) программа предоставляет пользователю ряд полезных возможностей, указанных в группе команд. (Рис.5)
 
Ris5
Рис. 5
 
Перечислим все команды из группы команд указанных на рис.5.
- «Печать» - непосредственно отправляет документ на печать;  
- «Копий:» - перед печатью приходного или расходного кассового ордера на бумажный носитель (команда «Печать») программа предложит пользователю выбрать количество копий для печати: указать число копий печатаемого документа в реквизите «Копий». 
- Команда «Предварительный просмотр документа перед печатью»    (более подробно эта команда будет рассмотрена далее);
- Команда «Включает или отключает режим редактирования печатной формы»   дает возможность пользователю войти в режим редактирования документа: исправить, добавить или удалить некоторый текст, числа. Пользователям знакомым с правилами работы с документами в формате «Exel» будет нетрудно освоить этот режим;
- Команда «Сохранить на диске или в качестве присоединенного файла к объекту»   (более подробно эта команда будет рассмотрена позже); 
- Команда «Отправить по почте». При необходимости данный файл можно отправить по электронной почте, предварительно настроив учетную запись электронной почты в открывшемся окне (рис.6)
 
Ris6
Рис.6
 
- Команда «Вычислить сумму чисел выделенных ячеек»   проводит вычисление предварительно выделенных числовых ячеек, а также осуществляет некоторые математические действия с выделенными ячейками (Рис. 7). 
 
Ris7
Рис.7 
Команда «Предварительный просмотр документа перед печатью»  
 
Эта команда (ее название появляется при установке курсора «мышки» на данной картинке) дает возможность просмотра или изменения документа перед печатью. (Рис. 1). 
 
Ris1
Рис. 1
 
В открывшейся форме нам доступны команды Печать, Параметры страницы, Переход к следующему, Переход к предыдущему, Отображаемых страниц, Увеличить, Уменьшить и Закрыть (название команд высвечиваются при установке курсора на картинке команды).
Команда «Печать»  . позволяет нам непосредственно из формы «предварительного просмотра документа перед печатью» напечатать документ. 
Команды «Переход к следующему», «Переход к предыдущему», «Отображаемых страниц»  используются в случае просмотра нескольких (а не одной) страниц для печати. 
Суть команд «Увеличить», «Уменьшить» и «Закрыть»  соответствует их названиям. 
Команда «Параметры страницы» имеющая значок     открывает форму «Параметры страниц». (Рис. 2). 
 
Ris2
Рис. 2. Открытие формы «Параметры страницы» из формы «Предварительный просмотр».
 
Форма «Параметры страницы» состоит из двух групп команд. Первая группа команд определяет выбор и настройку принтера. Вторая группа команд позволяет пользователю менять форму документа (размеры документа, его ориентацию: «портрет» или «ландшафт», указывать поля для печати документа, масштаб, возможность использования колонтитулов и определять (при необходимости) другие параметры печатаемого документа).  
 
Команда «Сохранить на диске или в качестве присоединенного файла к объекту» .
Выполнение команды «Сохранить на диске или в качестве присоединенного файла» приводит к открытию формы «Сохранение печатной формы», которая в свою очередь предлагает пользователю ответить на следующие вопросы:
 
1. в каком формате сохранить данный документ: предлагаемые форматы - Документ Adobe PDF (.pdf), Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx), Лист Microsoft Excel 97-2003 (.xls), Электронная таблица Open Document (.ods), Табличный документ (.mxl), Документ Word 2007 (.docx), Текстовый документ UTF-8 (.txt), Текстовый документ ANSI (.txt)  и Веб-страница (.html). Можно выбрать один вариант, а можно выбрать несколько вариантов формата сохранения документа, отметив «птичкой» соответствующее поле рядом с выбранным форматом.
 
2. в какое место сохранить документ: сохранить в папку на компьютер - тогда программа предложит указать путь к папке на компьютере или присоединить к выбранному документу (программа предложит выбрать документ). 
Имеется возможность упаковать выбранные документы в архив, отметив «птичкой» команду «дополнительно упаковать в архив  (.zip)» (Рис. 3).
 
Ris3
Рис. 3
 
Кроме того, что в реестре «Кассовые документы» к строке с выбранным документом будет присоединен данный сохраненный документ в соответствующем формате и это будет отражено в правой колонке значком  , в программе есть возможность дальнейшей работы с прикрепленными файлами. С этой целью используется команда «прикрепленные файлы»   (рис. 4), которая открывает прикрепленные файлы в соответствующем формате.
  
Ris4
Рис. 4 – отражение в реестре «Кассовые документы» присоединенных файлов
 
При нажатии на команду «присоединенные файлы» открывается следующая форма выбора (рис.5).  
 
Ris5
Рис. 5
 
Эта форма позволяет пользователю открыть прикрепленный документ (или несколько сохраненных документов) и в соответствующем формате его отредактировать (для этого чаще всего используется формат «Microsoft Excel» варианта 2003 или 2007 года). В дальнейшем документ можно напечатать , сохранить, отправить по электронной почте, подписать электронно-цифровой подписью с дальнейшей отправкой контрагенту или в контролирующие органы, заархивировать или совершить другие операции. 
Познакомимся с командами расположенными как на форме: «Добавить», «Печать», «Отправить», так и с группой команд «Еще» расположенной на форме «Присоединенные файлы» справа вверху (рис. 6)
 
Ris6
 Рис. 6 
 
Команда «Отправить» равноценна команде «Отправить по электронной почте» рассмотренной нами ранее. Команда «Печать» отправляет документ на печать. Работа с документами предполагающих наличие электронно-цифровой подписи   требует установки специальной программы электронной подписи, шифрования и обмена с контрагентами документами имеющими электронную подпись. 
С помощью команды «Добавить» происходит добавление в состав прикрепленных файлов новых документов. При нажатии на кнопку «Добавить» программа предложит пользователю  выбрать файл из папок находящихся на компьютере  или флеш-памяти (рис. 7). 
 
Ris7
Рис. 7
 
Команда «Открыть карточку» или «F2» открывает документ имеющий следующую форму. (Рис. 8).
 
Ris8
Рис. 8
 
С помощью этого документа мы можем получить сведения о форме документа, открыть его с помощью команды «Просмотреть», при необходимости отредактировать его и осуществить другие действия воспользовавшись линейкой команд, указанной в группе команд «Еще» этого документа (в этой группе имеются команды «Редактировать», «Записать, «Сохранить как»).
 
Продолжим знакомство с командами группы команд «Еще» документа «Присоединенные файлы …» (рис. 6).
 
Команды «Просмотреть» и «Редактировать» (или «F4») производят открытие документа в соответствующем формате (в нашем случае это Расходный кассовый ордер в формате «Microsoft Excel») -  Рис. 9. Команда «Просмотреть» осуществляет просмотр файла. Если в этом режиме мы захотим изменить файл, то программа будет считать измененный файл новым файлом и предложит нам дать ему новое имя.  Команда «Редактировать» позволяет редактировать имеющийся файл.    
 
Ris9
Рис. 9
 
Команда «Скопировать» или «F9» предоставляет пользователю возможность создать новый документ путем копирования. Будет открыта форма в которой необходимо в реквизите «Наименование» дать новое имя файлу созданному путем копирования исходного файла. Новый файл будет помещен в ту же папку на диске компьютера, где находится и первоначальный документ. (Рис. 10).
 
Ris10
Рис.10 
 
Команда «Сохранить как» дает возможность пользователю сохранить выбранный файл на компьютер. Для этого будет открыта возможность выбрать путь для сохранения прикрепленного файла и дать ему имя. Рис. 11
 
Ris11
Рис. 11
 
Команда «Пометить на удаление / снять пометку» начинает процесс удаления документа из программы 1С. Процедура удаления ставших ненужными документов предполагает два этапа. На первом этапе пользователь помечает объект на удаление (он же может и передумать удалять документ и применить к нему команду «снять пометку на удаление»), а процесс окончательного удаления документа завершает ответственное лицо предприятия. Данная процедура удаления объектов применяется на всех продуктах компании «1С» с целью недопущения случайного (необдуманного) удаления важной информации из базы данных программы.
Команда «Открыть каталог файла» - показывает путь где в компьютере сохранен документ.
Название команд «Печать»,  «Отправить (по электронной почте)», «Обновить из файла на диске» - соответствуют назначению данных команд.

рассчитать
стоимость
вашей задачи

Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос

Заказать звонок

Задать вопрос

Обратный звонок/вопрос

Если мы не сможем помочь в решении вашей задачи 1С, мы сделаем вам интересный подарок!
(Предложение актуально при обращении через данную форму)