Учет кассовых операций
Оформление кассовых операций в 1С.
Виды операций по приходу наличных денежных средств
Универсальность реестра документов «Кассовые документы» заключается еще и в том, что все основные операции по учету кассовых операций проводимых на предприятии можно осуществлять непосредственно из этого реестра документов (журнала). Создание документов оприходования наличных денежных средств в кассу предприятия или выдачи наличных денежных средств из кассы осуществляется с помощью команд «Поступление» и «Выдача» . Также для создания документов «Поступление» и «Выдача» можно воспользоваться командой «Скопировать» расположенной в группе команд «Еще» или используя «горячую клавишу» - «F9». (Рис.1)
Рис. 1
Документ «Поступление» создаваемый путем копирования имеет следующий вид. Копируем документ от 21.03.2016г. на сумму прихода 4000,00 руб. (Рис.2).
Рис. 2
Отличительными чертами документов создаваемых путем копирования является то, что почти все реквизиты копируемого документа переносятся в форму вновь создаваемого документа. Отличием является реквизит «Дата». Дата создаваемого документа равна дате текущего дня. Для завершения создания нового документа, используя операцию копирования, пользователю достаточно заменить некоторые реквизиты и документ «готов». Чаще всего (если замены наименование контрагента не требуется) меняются реквизиты «Дата» и «Сумма».
Рассмотрим возможные «Виды операций» по приходу наличных денежных средств. Рис. 3
Рис. 3
Формы создаваемого документа «Поступление наличных (создание)» для различных видов операций не сильно отличаются друг от друга (рис. 4) и имеют следующие основные реквизиты:
- Счет учета – это дебет счета 50.01;
- Название нашей организации;
- Контрагент или Подотчетное лицо в зависимости от того юридическое или физическое лицо вносит наличные деньги в кассу;
-Сумма платежа;
-Статья движения денежных средств – для ведения аналитического учета;
- Ответственный и поле для комментария.
Рис. 4
Перечислим бухгалтерские проводки создаваемые документами по приходу наличных денежных средств в кассу предприятия с различным «Видом операции»:
- «Оплата от покупателя»: Дт50.01 – (Кт62.01 или Кт62.02) выбор счета определяется в зависимости от первого события хозяйственной операции: оплата за ранее полученный товар или услугу – это Кт62.01 или приход денег (аванс) – Кт62.02;
- «Розничная выручка» - документ с таким видом операции бухгалтерских проводок не создает так как это операция передачи наличных денежных средств внутри предприятия из одной кассы (к примеру: из торгового зала) в другую (центральная касса). В случае необходимости учета наличных денежных средств в разных кассах на различных субсчетах счета 50.01 эти операции можно настроить;
- «Возврат от подотчетного лица»: Дт50.01 – Кт71.01;
- «Возврат от поставщика»: Дт50.01 – Кт60.01 или Кт60.02 выбор счета определяется в зависимости от того какое первое событие произошло: если это был возврат поставщиком ранее полученного от нас денежного аванса – то Кт60.02 (60.02 – счет учета «расчеты по авансам выданным»), а если был возврат денег за возвращенный нами товар – то Кт60.01;
- «Получение наличных в банке»: Дт50.01 – Кр51. Помним о том, что получение наличных денежных средств из учреждения банка (как и сдача в банк наличных денежных средств из кассы) может быть отражена в двух местах: в учете операций по банку и в учете операций по кассе. Для того, чтобы не было задвоения операций получения или сдачи наличных из кассы в банк, в программах учета компании «1С» принято решение бухгалтерские проводки по данным операциям формировать при их отражении в кассовых операциях;
- «Получение займа от контрагента»: Дт50.01 – Кт67.03;
- «Возврат займа контрагентом»: Дт50.01 – Кт58.03;
- «Возврат займа работником»: Дт50.01 – Кт73.01;
- «Получение кредита в банке»: Дт50.01 – (Кт66.01 или Кт67.01) выбор счета учета определяется в зависимости от того краткосрочный кредит берет предприятие - Кт66.01 или долгосрочный (срок возврата кредита свыше 1 года) - Кт67.01.
- «Прочий приход». В данном виде операции пользователь сам указывает счет кредита.
Обратим внимание на форму различных документов. Так созданный и проведенный документ отличается по форме от документа находящегося в стадии создания. На рис. 5 представлен созданный и проведенный документ с видом операции «Возврат займа работником».
Рис. 5
Отличия в форме документов следующие. При создании нового документа в заголовке применяется слово «создание». При редактировании уже проведенного документа в заголовке используется значек «звездочка». Если мы просматриваем документ без изменений, то «звездочки» нет. (рис. 6).
Рис. 6
Виды операций по расходованию наличных денежных средств
Документ по учету выдачи наличных денежных средств имеет следующий вид (документ создан на базе вида операции «Оплата поставщику») (рис. 7).
Рис. 7
Отличительной чертой данного документа является его заголовок «Выдача наличных (создание)». В остальном форма документа и его реквизиты подобны документу «Поступление наличных (создание)». Отметим наличие команды «Реквизиты
печатной формы». Заполнение этих реквизитов потребуется в случае вывода документа на печать. Реквизиты печатной формы появляются (скрываются) на экране при нажатии на команду .
Документ «Выдача наличных» обеспечивает учет операций выдачи наличных денежных средств. Реквизит «Вид операции» этого документа обеспечивает учет всего спектра таких операций. Перечень видов операций представлен на рис. 8.
Рис. 8
Большая часть операций по выдаче наличных денег подобна операциям по приходу наличных денег в кассу. В расходных операциях по отношению к подобным им приходным операциям необходимо заменить дебет счета 50 на его кредит, а счет соответствующий кредиту операции – поменять на дебетовый. Перечислим бухгалтерские проводки соответствующие видам операции по расходу наличных денежных средств:
- «Оплата поставщику» - (Дт60.01 или Дт60.02) – Кт50;
- «Выдача подотчетному лицу» - Дт71.01 – Кт50;
- «Возврат покупателю» - (Дт62.01 или Дт62.02) – Кт50;
- «Возврат займа контрагенту» - Дт67.03 – Кр50;
- «Выдача займа контрагенту» - Дт58.03 – Кт50;
- «Выдача займа работнику» - Дт73.01 – Кт50;
- «Возврат кредита банку» - (Дт66.01 ли Дт67.01) – Кт50;
- «Инкассация» - Дт57.01-Кт50; - операция инкассации – это передача наличных денежных средств из кассы предприятия в банк с помощью охранно-перевозочной фирмы. Последующая операция – «сдача инкассированных денег в банк» - Дт51 – Кр57.01 может быть осуществлена в тот же день (счет 57.01 – «Переводы в пути»).
- «Взнос наличными в банк» - Дт51 – Кт50;
Кроме рассмотренных нами видов операций по расходу наличных денежных средств, имеется группа платежей связанных с выдачей заработной платы работникам предприятия.
Это такие виды операций «Выплата заработной платы работнику», «Выплата заработной платы по ведомостям», «Выплата депонированной заработной платы» и «Выплата сотруднику по договору подряда». В каждом из этих видов операций есть определенные особенности соответствующие названию операции, но все они связаны с операцией выплаты заработной платы сотрудникам предприятия. А учет операций по выплате заработной платы сотрудникам путем выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия определяется бухгалтерской проводкой: Дт70 – Кт50.
На этом мы завершаем рассмотрение основных документов необходимых для полного и точного отражения кассовых операций в программе 1С: Бухгалтерия 8 версии 3.0.
Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.
По учету кассовых операций предприятию необходимо вести журнал регистрации кассовых документов (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров) и кассовую книгу (отчет кассира).
Журнал регистрации кассовых документов
Составление журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится с помощью отчета Журнал кассовых документов. Путь: Банк и касса --- Отчеты ---Журнал кассовых документов (КО-3). (Рис. 1)
Рис. 1
Для составления рабочих листов журнала, на которых указывается перечень приходных и расходных кассовых ордеров необходимо выбрать рабочий период, организацию к которой относятся кассовые документы, поставить указатель «Раздел журнала» в положение «Страницы» и нажать кнопку «Сформировать отчет». Форма страницы Журнала кассовых докумнтов представлена на рис. 2.
Рис. 2 Журнал регистрации кассовых документов
В случае ведения кассовых операций в автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых документов можно составлять один раз за прошедший год, но возможно его ведение поквартально или помесячно. Журнал регистрации кассовых документов предназначен для регистрации проведенных предприятием кассовых операций и подтвержденных первичными кассовыми документами (приходным и расходным кассовыми ордерами). Для оформления Журнала регистрации кассовых документов в печатном виде необходимо распечатать все листы журнала, на которых указан перечень приходных и расходных кассовых ордеров, а также распечатать первый (заглавный) лист Журнала. Для печати заглавного листа необходимо указатель «Раздел журнала» поставить в режим «Обложка». (Рис.3).
Вывод журнала и обложки на печать производится по кнопке «Печать».
Рис. 3
Кассовая книга
Главным отчетным документом по учету кассовых операций на предприятии является кассовая книга. Кассовая книга - это отчет кассира, который составляется в конце каждого кассового дня в двух экземплярах. Один экземпляр с подшитыми к нему первичными кассовыми документами – приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями к ним передается главному бухгалтеру, а второй (с подписью главного бухгалтера) остается у кассира. Собранные за год отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.
Кассовую книгу можно составить как из журнала «Кассовые документы» так и используя режим: Банк и касса --- Отчеты --- Кассовая книга (КО-4). Рассмотрим создание отчета кассира - Кассовой книги из журнала «Кассовые документы» (Рис.4)
Рис. 4
Кассовая книга имеет следующий вид. (Рис. 5)
Рис. 5
Кассовая книга распечатывается за каждый день, в которых осуществлялось движение по кассе. Но для собственных нужд предприятие может формировать Кассовую книгу и за любой другой период. Указание периода осуществляется в разделе «Период». На печать выводится сразу два экземпляра кассовой книги (один экземпляр для бухгалтерии, второй остается у кассира). Перед печатью данного листа кассовой книги можно воспользоваться командой «Показать настройки» (Рис. 6)
Рис. 6
В этой форме настроек можно отредактировать данные кассира, бухгалтера, задать программе вывести на печать обложку, завершающий лист кассовой книги и вывести на печать основания кассовых ордеров. Возврат к листу кассовой книги осуществляется путем выбора кнопки «Скрыть настройки» или «Сформировать».
Перед архивированием кассовую книгу необходимо правильно оформить. Для этого выводится на печать обложка Кассовой книги и завершающий лист (где указывается сколько листов имеющихся в книге подлежит прошивке) (Рис.7).
Рис. 7
Работа с журналом «Кассовые документы», печатными формами. Большие возможности программы 1С.
Все вышеуказанные колонки заполняются в документах «Поступление наличных» и «Выдача наличных» - программных аналогах первичных документов кассового учета: Приходном и Расходном кассовом ордерах. (Рис.1).
Рассмотрим команды из командной строки реестра «Кассовые документы». Команды «Поступление» и «Выдача» предназначены для создания новых документов «Поступление наличных» и «Выдача наличных». Команда «Печать» предлагает распечатать следующие документы «Кассовый ордер» или «Реестр документов» журнала «Кассовые документы». (Рис. 2).
Два варианта документа «Кассовый ордер» подготовленных для печати на бумажный носитель представлены на рисунках 3 и 4. Печатная форма документа соответствует законодательно утвержденной форме Приходного кассового ордера (Рис. 3) и Расходного кассового ордера (Рис. 4).
Рис. 3
Рис. 4
Рис.6
Рис. 6
Рис. 7
