Оформление Заказов поставщикам вручную в 1С:Управление торговлей 8 ред.11.2
Если у вашего предприятия есть необходимость учета собственных запросов поставщикам, то в разделе НСИ и администрирование → Закупки, устанавливаем флажок Заказы поставщикам.
Кроме того, в данном разделе можем установить возможность:
- установить запреты на закрытие заказов поступивших не полностью;
- установить запреты на закрытие заказов оплаченных не полностью;
- вести список причин отмены заказов поставщикам;
- оформлять поступления товаров на основании нескольких заказов;
- оформлять корректировки при поступлении товаров и корректировочные счета-фактур
- формирование Заказов в конфигурации Управление торговлей возможно вручную и автоматическое (на основании анализа потребностей).
Оформление Заказов вручную
Менеджер по закупкам может следить за состояние заказов, а также контролировать своевременность оплаты и т.д.
В журнале Заказы поставщикам (раздел Закупки) создаем новый Заказ поставщику. Указываем поставщика, если для него определенно соглашение, то все параметры будут заполнены автоматически. Можем оформлять заказ и без использования соглашению, тогда всю информацию заполняем вручную.
Мы создаем соглашение, в котором отражаем условия и порядок оплаты, вид цены поставщика и склад, на который планируем поступление.
По заказу поставщику можно зарегистрировать несколько этапов оплаты. Например, поставщик работает только по предварительной оплате 50% за 3 рабочих дня до отгрузки, остальные 50% мы должны перечислить в течении 5 рабочих дней после поставки. В этом же окне отражаем Форму оплаты. (Рис.1).
Рис.1
Заказы поставщикам можно создавать в рамках договоров. В договоре фиксируем вариант детализации расчетов: по заказам, по договорам или по накладным.
Заполняем закладку Товары
Список товаров можно ввести вручную, а можно воспользоваться подбором (Заполнить → Подобрать товары). В окне отражаются цены по тому виду цены, который указан в документе и доступность товара на складе. После подбора всех необходимых позиций нажимаем Перенести в документ. (Рис.2).
Рис.2
На странице Товары мы также можем указать Желаемую дату поступления, как по каждой позиции так для всего заказа в целом.
Согласование заказа
В конфигурации есть возможность согласования Заказов поставщику с ответственными лицами. Процесс согласования доступен только при установке флажка Согласование заказов поставщикам в разделе НСИ и администрирование → Закупки → Документы закупок. Там же определяем список ответственных лиц (финансовые, логистические, ценовые и коммерческие условия). Для согласования сотрудник может запустить бизнес-процесс Согласование закупки. При этом, уполномоченным сотрудникам будут направлены задачи по согласованию.
Для просмотра итогов согласования заказа предназначен отчет Результаты согласования.
Контроль состояния заказов
В журнале Заказов поставщикам есть отчеты, по которым мы можем отслеживать и анализировать состояние Заказов. (Рис.3).
Рис.3
• Состояние выполнения документов – анализ состояния выполнения по каждой позиции;
• Задолженность поставщикам - анализ состояния задолженности перед контрагентом;
• Карточка расчетов с поставщиками – сверка взаиморасчетов с контрагентом, детализация до этапов оплаты, а также до документов поступления и оплаты;
Заказ поставщика может находиться в разных состояниях. Состояния определяются статусом заказа и оформлением документов по оплате.
В процессе работы для заказа поставщика предусмотрены состояния:
• Ожидается согласование – создан новый заказ, статус - Не согласован. Требуется утверждение заказа руководством торгового предприятия. После согласования - статус Согласовано, и он меняет состояние в зависимости от зарегистрированы условий оплаты;
• Ожидается аванс – статус в заказе Согласовано. По заказу требуется перечисление аванса до подтверждения возможности поставки заказа поставщиком (в условиях оплаты зафиксирован этап оплаты Аванс);
• Ожидается подтверждение – статус - Согласовано. По заказу поставщику произведена оплата. Это состояние также определяет заказы, которые ожидают оплаты после подтверждения поставки товаров или после оформления поставки поставщиком. После того как поставщик подтвердил поставку и указал конкретные сроки мы устанавливаем статус Подтвержден. После проведения заказа с этим статусом регистрирует состояние - ожидается поступление;
• Ожидается предоплата (до поступления) – статус в заказе - Подтвержден. Условие оплаты - Предоплата;
• Ожидается поступление – статус документа Подтвержден. Для заказов с условием оплаты Предоплата – оформлены документы оплаты. По таким заказам, при необходимости, начинаем процесс поставки товаров, а также устанавливаем статус К поступлению;
• Ожидается оплата (после поступления) – статус - К поступлению, но требуется произвести оплату за товаров. Сам факт поставки товаров контролируется менеджером вручную;
• Готов к закрытию – нами выполнены все условия по оплате. Требуется контроль поставки товаров, а далее закрытие заказа (установить статус Закрыт).
Состояние заказов можно посмотреть в журнале заказов и на форме самого Заказа. (Рис.4).
Рис.4
Анализируя состояния мы принимаем решение об изменении статуса в документе. При изменении статусов следует учитывать правила применения:
Не согласовано – устанавливается для новых документов;
Согласовано – устанавливаем после согласования на уровне нашего предприятия;
Подтвержден – после подтверждения поставщиком даты поставки;
К поступлению – устанавливаем этот статус, если поставщик подтвердил нам отгрузку;
Закрыт – устанавливаем по окончанию работы с заказом. Не поставленные позиции, отмечаются, как отмененные.
Отмена и закрытие заказов
Мы можем отменить в Заказе только те позиции, по которым не было поставки, и можем отменить заказ полностью.
После завершения работы по Заказу устанавливаем статус - Закрыт.
На Закладе Товары, на позиция по которым нет и не будет поставки, устанавливаем признак Отменено. После чего позиция будет отмечена бледным цветом.
Мы можем отменить выборочно позиции для этот выделяем нужные строки (удерживая Ctrl) и нажимаем Отменить выделенные строки. (Рис.5).
Рис.5
А можем отменить не поставленные строки. В этом случае будет установлен флаг Отменено. А если товар поставлен нам частично, то строка будет разбита на две. (Рис.6).
Рис.6
Если необходимо отменить все позиции, то выделяем все (Ctrl+A) и нажимаем Отменить выделенные строки.
