Оформление кассовых операций в 1С.

Виды операций по приходу наличных денежных средств
Универсальность реестра документов «Кассовые документы» заключается еще и в том, что все основные операции по учету кассовых операций проводимых на предприятии можно осуществлять непосредственно из этого реестра документов (журнала). Создание документов оприходования наличных денежных средств в кассу предприятия или выдачи наличных денежных средств из кассы осуществляется с помощью команд «Поступление» и «Выдача» . Также для создания документов «Поступление» и «Выдача» можно воспользоваться командой «Скопировать» расположенной в группе команд «Еще» или используя «горячую клавишу» - «F9». (Рис.1)

Ris1
Рис. 1

Документ «Поступление» создаваемый путем копирования имеет следующий вид. Копируем документ от 21.03.2016г. на сумму прихода 4000,00 руб. (Рис.2).

Ris2
Рис. 2

Отличительными чертами документов создаваемых путем копирования является то, что почти все реквизиты копируемого документа переносятся в форму вновь создаваемого документа. Отличием является реквизит «Дата». Дата создаваемого документа равна дате текущего дня. Для завершения создания нового документа, используя операцию копирования, пользователю достаточно заменить некоторые реквизиты и документ «готов». Чаще всего (если замены наименование контрагента не требуется) меняются реквизиты «Дата» и «Сумма».
Рассмотрим возможные «Виды операций» по приходу наличных денежных средств. Рис. 3
Ris3
Рис. 3

Формы создаваемого документа «Поступление наличных (создание)» для различных видов операций не сильно отличаются друг от друга (рис. 4) и имеют следующие основные реквизиты:
- Счет учета – это дебет счета 50.01;
- Название нашей организации;
- Контрагент или Подотчетное лицо в зависимости от того юридическое или физическое лицо вносит наличные деньги в кассу;
-Сумма платежа;
-Статья движения денежных средств – для ведения аналитического учета;
- Ответственный и поле для комментария.

Ris4
Рис. 4

Перечислим бухгалтерские проводки создаваемые документами по приходу наличных денежных средств в кассу предприятия с различным «Видом операции»:
- «Оплата от покупателя»: Дт50.01 – (Кт62.01 или Кт62.02) выбор счета определяется в зависимости от первого события хозяйственной операции: оплата за ранее полученный товар или услугу – это Кт62.01 или приход денег (аванс) – Кт62.02;
- «Розничная выручка» - документ с таким видом операции бухгалтерских проводок не создает так как это операция передачи наличных денежных средств внутри предприятия из одной кассы (к примеру: из торгового зала) в другую (центральная касса). В случае необходимости учета наличных денежных средств в разных кассах на различных субсчетах счета 50.01 эти операции можно настроить;
- «Возврат от подотчетного лица»: Дт50.01 – Кт71.01;
- «Возврат от поставщика»: Дт50.01 – Кт60.01 или Кт60.02 выбор счета определяется в зависимости от того какое первое событие произошло: если это был возврат поставщиком ранее полученного от нас денежного аванса – то Кт60.02 (60.02 – счет учета «расчеты по авансам выданным»), а если был возврат денег за возвращенный нами товар – то Кт60.01;
- «Получение наличных в банке»: Дт50.01 – Кр51. Помним о том, что получение наличных денежных средств из учреждения банка (как и сдача в банк наличных денежных средств из кассы) может быть отражена в двух местах: в учете операций по банку и в учете операций по кассе. Для того, чтобы не было задвоения операций получения или сдачи наличных из кассы в банк, в программах учета компании «1С» принято решение бухгалтерские проводки по данным операциям формировать при их отражении в кассовых операциях;
- «Получение займа от контрагента»: Дт50.01 – Кт67.03;
- «Возврат займа контрагентом»: Дт50.01 – Кт58.03;
- «Возврат займа работником»: Дт50.01 – Кт73.01;
- «Получение кредита в банке»: Дт50.01 – (Кт66.01 или Кт67.01) выбор счета учета определяется в зависимости от того краткосрочный кредит берет предприятие - Кт66.01 или долгосрочный (срок возврата кредита свыше 1 года) - Кт67.01.
- «Прочий приход». В данном виде операции пользователь сам указывает счет кредита.

Обратим внимание на форму различных документов. Так созданный и проведенный документ отличается по форме от документа находящегося в стадии создания. На рис. 5 представлен созданный и проведенный документ с видом операции «Возврат займа работником».

Ris5
Рис. 5

Отличия в форме документов следующие. При создании нового документа в заголовке применяется слово «создание». При редактировании уже проведенного документа в заголовке используется значек «звездочка». Если мы просматриваем документ без изменений, то «звездочки» нет. (рис. 6).
Ris6
Рис. 6

Виды операций по расходованию наличных денежных средств
Документ по учету выдачи наличных денежных средств имеет следующий вид (документ создан на базе вида операции «Оплата поставщику») (рис. 7).
Ris7
Рис. 7

Отличительной чертой данного документа является его заголовок «Выдача наличных (создание)». В остальном форма документа и его реквизиты подобны документу «Поступление наличных (создание)». Отметим наличие команды «Реквизиты
печатной формы». Заполнение этих реквизитов потребуется в случае вывода документа на печать. Реквизиты печатной формы появляются (скрываются) на экране при нажатии на команду .
Документ «Выдача наличных» обеспечивает учет операций выдачи наличных денежных средств. Реквизит «Вид операции» этого документа обеспечивает учет всего спектра таких операций. Перечень видов операций представлен на рис. 8.

Ris8
Рис. 8

Большая часть операций по выдаче наличных денег подобна операциям по приходу наличных денег в кассу. В расходных операциях по отношению к подобным им приходным операциям необходимо заменить дебет счета 50 на его кредит, а счет соответствующий кредиту операции – поменять на дебетовый. Перечислим бухгалтерские проводки соответствующие видам операции по расходу наличных денежных средств:
- «Оплата поставщику» - (Дт60.01 или Дт60.02) – Кт50;
- «Выдача подотчетному лицу» - Дт71.01 – Кт50;
- «Возврат покупателю» - (Дт62.01 или Дт62.02) – Кт50;
- «Возврат займа контрагенту» - Дт67.03 – Кр50;
- «Выдача займа контрагенту» - Дт58.03 – Кт50;
- «Выдача займа работнику» - Дт73.01 – Кт50;
- «Возврат кредита банку» - (Дт66.01 ли Дт67.01) – Кт50;
- «Инкассация» - Дт57.01-Кт50; - операция инкассации – это передача наличных денежных средств из кассы предприятия в банк с помощью охранно-перевозочной фирмы. Последующая операция – «сдача инкассированных денег в банк» - Дт51 – Кр57.01 может быть осуществлена в тот же день (счет 57.01 – «Переводы в пути»).
- «Взнос наличными в банк» - Дт51 – Кт50;
Кроме рассмотренных нами видов операций по расходу наличных денежных средств, имеется группа платежей связанных с выдачей заработной платы работникам предприятия.
Это такие виды операций «Выплата заработной платы работнику», «Выплата заработной платы по ведомостям», «Выплата депонированной заработной платы» и «Выплата сотруднику по договору подряда». В каждом из этих видов операций есть определенные особенности соответствующие названию операции, но все они связаны с операцией выплаты заработной платы сотрудникам предприятия. А учет операций по выплате заработной платы сотрудникам путем выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия определяется бухгалтерской проводкой: Дт70 – Кт50.
На этом мы завершаем рассмотрение основных документов необходимых для полного и точного отражения кассовых операций в программе 1С: Бухгалтерия 8 версии 3.0.

Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.

По учету кассовых операций предприятию необходимо вести журнал регистрации кассовых документов (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров) и кассовую книгу (отчет кассира).

Журнал регистрации кассовых документов
Составление журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится с помощью отчета Журнал кассовых документов. Путь: Банк и касса --- Отчеты ---Журнал кассовых документов (КО-3). (Рис. 1)

Ris1
Рис. 1

Для составления рабочих листов журнала, на которых указывается перечень приходных и расходных кассовых ордеров необходимо выбрать рабочий период, организацию к которой относятся кассовые документы, поставить указатель «Раздел журнала» в положение «Страницы» и нажать кнопку «Сформировать отчет». Форма страницы Журнала кассовых докумнтов представлена на рис. 2.

Ris2
Рис. 2 Журнал регистрации кассовых документов

В случае ведения кассовых операций в автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых документов можно составлять один раз за прошедший год, но возможно его ведение поквартально или помесячно. Журнал регистрации кассовых документов предназначен для регистрации проведенных предприятием кассовых операций и подтвержденных первичными кассовыми документами (приходным и расходным кассовыми ордерами). Для оформления Журнала регистрации кассовых документов в печатном виде необходимо распечатать все листы журнала, на которых указан перечень приходных и расходных кассовых ордеров, а также распечатать первый (заглавный) лист Журнала. Для печати заглавного листа необходимо указатель «Раздел журнала» поставить в режим «Обложка». (Рис.3).
Вывод журнала и обложки на печать производится по кнопке «Печать».
Ris3
Рис. 3

Кассовая книга
Главным отчетным документом по учету кассовых операций на предприятии является кассовая книга. Кассовая книга - это отчет кассира, который составляется в конце каждого кассового дня в двух экземплярах. Один экземпляр с подшитыми к нему первичными кассовыми документами – приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями к ним передается главному бухгалтеру, а второй (с подписью главного бухгалтера) остается у кассира. Собранные за год отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.
Кассовую книгу можно составить как из журнала «Кассовые документы» так и используя режим: Банк и касса --- Отчеты --- Кассовая книга (КО-4). Рассмотрим создание отчета кассира - Кассовой книги из журнала «Кассовые документы» (Рис.4)

Ris4
Рис. 4

Кассовая книга имеет следующий вид. (Рис. 5)
Ris5
Рис. 5

Кассовая книга распечатывается за каждый день, в которых осуществлялось движение по кассе. Но для собственных нужд предприятие может формировать Кассовую книгу и за любой другой период. Указание периода осуществляется в разделе «Период». На печать выводится сразу два экземпляра кассовой книги (один экземпляр для бухгалтерии, второй остается у кассира). Перед печатью данного листа кассовой книги можно воспользоваться командой «Показать настройки» (Рис. 6)

Ris6
Рис. 6

В этой форме настроек можно отредактировать данные кассира, бухгалтера, задать программе вывести на печать обложку, завершающий лист кассовой книги и вывести на печать основания кассовых ордеров. Возврат к листу кассовой книги осуществляется путем выбора кнопки «Скрыть настройки» или «Сформировать».
Перед архивированием кассовую книгу необходимо правильно оформить. Для этого выводится на печать обложка Кассовой книги и завершающий лист (где указывается сколько листов имеющихся в книге подлежит прошивке) (Рис.7).

Ris7
Рис. 7

Работа с журналом «Кассовые документы», печатными формами. Большие возможности программы 1С.

Учет операций по оприходованию и расходованию наличных денежных средств в кассе предприятия ведется в реестре (журнале) «Кассовые документы». Первичными документами, подтверждающими приход или расход наличных денежных средств в кассу предприятия являются «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». В программе 1С для учета кассовых операций используются внутренние документы «Поступление наличных» и «Выдача наличных».  Одна строка в реестре «Кассовые документы» соответствует одному документу «Поступление наличных» или «Выдача наличных». 
 
Журнал документов «Кассовые документы».
Приход наличных денежных средств в кассу и выдача денег из кассы  указываются в разных столбцах «Поступление» и «Выдача». В колонках «Дата» и «Номер» отражаются дата и номер приходного или расходного кассового документа. Номер кассового документа присваивается программой автоматически по порядку возрастания номеров (однако программа дает возможность ручного изменения номера кассового документа). Нумерация с первого номера ведется на протяжении года. В колонке «Получатель / Плательщик» отражаются данные о физическом или юридическом лице, которые соответственно получают наличные денежные средства из кассы предприятия или вносят наличные денежные средства в кассу. 
В колонке «Вид платежа» указывается вид операции с наличными денежными средствами (более подробно виды платежей мы рассмотрим позже). В колонке «Организация» указывается название организации, которая ведет учет. Данная колонка необходима в том случае если мы в одной базе ведем учет операций по нескольким организациям. В колонке «Ответственный» указываем имя пользователя, ответственного за учет данной операции. В колонке «Валюта» указываем название национальной валюты Российской Федерации – рубль, а в случае работы с валютными средствами – наименование этой валюты. 

Все вышеуказанные колонки заполняются в документах «Поступление наличных» и «Выдача наличных» - программных аналогах первичных документов кассового учета: Приходном и Расходном кассовом ордерах. (Рис.1).

Ris1
Рис. 1

Рассмотрим команды из командной строки реестра «Кассовые документы». Команды «Поступление» и «Выдача» предназначены для создания новых документов «Поступление наличных» и «Выдача наличных». Команда «Печать» предлагает распечатать следующие документы «Кассовый ордер» или «Реестр документов» журнала  «Кассовые документы». (Рис. 2).
Ris2
Рис. 2

Два варианта документа «Кассовый ордер» подготовленных для печати на бумажный носитель представлены на рисунках 3 и 4. Печатная форма документа соответствует законодательно утвержденной форме Приходного кассового ордера (Рис. 3) и Расходного кассового ордера (Рис. 4).

Ris3
Рис. 3

Ris4
Рис. 4

Внимательно рассмотрим форму предварительная печать кассовых документов. При использовании этой формы (с целью проверки правильности заполнения реквизитов печатаемого документа) программа предоставляет пользователю ряд полезных возможностей, указанных в группе команд. (Рис.5)
 
Ris5
Рис. 5
 
Перечислим все команды из группы команд указанных на рис.5.
- «Печать» - непосредственно отправляет документ на печать;  
- «Копий:» - перед печатью приходного или расходного кассового ордера на бумажный носитель (команда «Печать») программа предложит пользователю выбрать количество копий для печати: указать число копий печатаемого документа в реквизите «Копий». 
- Команда «Предварительный просмотр документа перед печатью»    (более подробно эта команда будет рассмотрена далее);
- Команда «Включает или отключает режим редактирования печатной формы»   дает возможность пользователю войти в режим редактирования документа: исправить, добавить или удалить некоторый текст, числа. Пользователям знакомым с правилами работы с документами в формате «Exel» будет нетрудно освоить этот режим;
- Команда «Сохранить на диске или в качестве присоединенного файла к объекту»   (более подробно эта команда будет рассмотрена позже); 
- Команда «Отправить по почте». При необходимости данный файл можно отправить по электронной почте, предварительно настроив учетную запись электронной почты в открывшемся окне (рис.6)
 
Ris6
Рис.6
 
- Команда «Вычислить сумму чисел выделенных ячеек»   проводит вычисление предварительно выделенных числовых ячеек, а также осуществляет некоторые математические действия с выделенными ячейками (Рис. 7). 
 
Ris7
Рис.7 
Команда «Предварительный просмотр документа перед печатью»  
 
Эта команда (ее название появляется при установке курсора «мышки» на данной картинке) дает возможность просмотра или изменения документа перед печатью. (Рис. 1). 
 
Ris1
Рис. 1
 
В открывшейся форме нам доступны команды Печать, Параметры страницы, Переход к следующему, Переход к предыдущему, Отображаемых страниц, Увеличить, Уменьшить и Закрыть (название команд высвечиваются при установке курсора на картинке команды).
Команда «Печать»  . позволяет нам непосредственно из формы «предварительного просмотра документа перед печатью» напечатать документ. 
Команды «Переход к следующему», «Переход к предыдущему», «Отображаемых страниц»  используются в случае просмотра нескольких (а не одной) страниц для печати. 
Суть команд «Увеличить», «Уменьшить» и «Закрыть»  соответствует их названиям. 
Команда «Параметры страницы» имеющая значок     открывает форму «Параметры страниц». (Рис. 2). 
 
Ris2
Рис. 2. Открытие формы «Параметры страницы» из формы «Предварительный просмотр».
 
Форма «Параметры страницы» состоит из двух групп команд. Первая группа команд определяет выбор и настройку принтера. Вторая группа команд позволяет пользователю менять форму документа (размеры документа, его ориентацию: «портрет» или «ландшафт», указывать поля для печати документа, масштаб, возможность использования колонтитулов и определять (при необходимости) другие параметры печатаемого документа).  
 
Команда «Сохранить на диске или в качестве присоединенного файла к объекту» .
Выполнение команды «Сохранить на диске или в качестве присоединенного файла» приводит к открытию формы «Сохранение печатной формы», которая в свою очередь предлагает пользователю ответить на следующие вопросы:
 
1. в каком формате сохранить данный документ: предлагаемые форматы - Документ Adobe PDF (.pdf), Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx), Лист Microsoft Excel 97-2003 (.xls), Электронная таблица Open Document (.ods), Табличный документ (.mxl), Документ Word 2007 (.docx), Текстовый документ UTF-8 (.txt), Текстовый документ ANSI (.txt)  и Веб-страница (.html). Можно выбрать один вариант, а можно выбрать несколько вариантов формата сохранения документа, отметив «птичкой» соответствующее поле рядом с выбранным форматом.
 
2. в какое место сохранить документ: сохранить в папку на компьютер - тогда программа предложит указать путь к папке на компьютере или присоединить к выбранному документу (программа предложит выбрать документ). 
Имеется возможность упаковать выбранные документы в архив, отметив «птичкой» команду «дополнительно упаковать в архив  (.zip)» (Рис. 3).
 
Ris3
Рис. 3
 
Кроме того, что в реестре «Кассовые документы» к строке с выбранным документом будет присоединен данный сохраненный документ в соответствующем формате и это будет отражено в правой колонке значком  , в программе есть возможность дальнейшей работы с прикрепленными файлами. С этой целью используется команда «прикрепленные файлы»   (рис. 4), которая открывает прикрепленные файлы в соответствующем формате.
  
Ris4
Рис. 4 – отражение в реестре «Кассовые документы» присоединенных файлов
 
При нажатии на команду «присоединенные файлы» открывается следующая форма выбора (рис.5).  
 
Ris5
Рис. 5
 
Эта форма позволяет пользователю открыть прикрепленный документ (или несколько сохраненных документов) и в соответствующем формате его отредактировать (для этого чаще всего используется формат «Microsoft Excel» варианта 2003 или 2007 года). В дальнейшем документ можно напечатать , сохранить, отправить по электронной почте, подписать электронно-цифровой подписью с дальнейшей отправкой контрагенту или в контролирующие органы, заархивировать или совершить другие операции. 
Познакомимся с командами расположенными как на форме: «Добавить», «Печать», «Отправить», так и с группой команд «Еще» расположенной на форме «Присоединенные файлы» справа вверху (рис. 6)
 
Ris6
 Рис. 6 
 
Команда «Отправить» равноценна команде «Отправить по электронной почте» рассмотренной нами ранее. Команда «Печать» отправляет документ на печать. Работа с документами предполагающих наличие электронно-цифровой подписи   требует установки специальной программы электронной подписи, шифрования и обмена с контрагентами документами имеющими электронную подпись. 
С помощью команды «Добавить» происходит добавление в состав прикрепленных файлов новых документов. При нажатии на кнопку «Добавить» программа предложит пользователю  выбрать файл из папок находящихся на компьютере  или флеш-памяти (рис. 7). 
 
Ris7
Рис. 7
 
Команда «Открыть карточку» или «F2» открывает документ имеющий следующую форму. (Рис. 8).
 
Ris8
Рис. 8
 
С помощью этого документа мы можем получить сведения о форме документа, открыть его с помощью команды «Просмотреть», при необходимости отредактировать его и осуществить другие действия воспользовавшись линейкой команд, указанной в группе команд «Еще» этого документа (в этой группе имеются команды «Редактировать», «Записать, «Сохранить как»).
 
Продолжим знакомство с командами группы команд «Еще» документа «Присоединенные файлы …» (рис. 6).
 
Команды «Просмотреть» и «Редактировать» (или «F4») производят открытие документа в соответствующем формате (в нашем случае это Расходный кассовый ордер в формате «Microsoft Excel») -  Рис. 9. Команда «Просмотреть» осуществляет просмотр файла. Если в этом режиме мы захотим изменить файл, то программа будет считать измененный файл новым файлом и предложит нам дать ему новое имя.  Команда «Редактировать» позволяет редактировать имеющийся файл.    
 
Ris9
Рис. 9
 
Команда «Скопировать» или «F9» предоставляет пользователю возможность создать новый документ путем копирования. Будет открыта форма в которой необходимо в реквизите «Наименование» дать новое имя файлу созданному путем копирования исходного файла. Новый файл будет помещен в ту же папку на диске компьютера, где находится и первоначальный документ. (Рис. 10).
 
Ris10
Рис.10 
 
Команда «Сохранить как» дает возможность пользователю сохранить выбранный файл на компьютер. Для этого будет открыта возможность выбрать путь для сохранения прикрепленного файла и дать ему имя. Рис. 11
 
Ris11
Рис. 11
 
Команда «Пометить на удаление / снять пометку» начинает процесс удаления документа из программы 1С. Процедура удаления ставших ненужными документов предполагает два этапа. На первом этапе пользователь помечает объект на удаление (он же может и передумать удалять документ и применить к нему команду «снять пометку на удаление»), а процесс окончательного удаления документа завершает ответственное лицо предприятия. Данная процедура удаления объектов применяется на всех продуктах компании «1С» с целью недопущения случайного (необдуманного) удаления важной информации из базы данных программы.
Команда «Открыть каталог файла» - показывает путь где в компьютере сохранен документ.
Название команд «Печать»,  «Отправить (по электронной почте)», «Обновить из файла на диске» - соответствуют назначению данных команд.

рассчитать
стоимость
вашей задачи

Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос

Заказать звонок

Задать вопрос

Обратный звонок/вопрос

Яндекс.Метрика /* */