Услуга «Разработка документации» - необходима для квалифицированной помощи в разработке нужных и правильных регламентирующих документов, обеспечивающих организационную составляющую, системы управления предприятием.
Современный бизнес немыслим без надежного управления. Основу любой системы управления составляют:
- сотрудники, принимающие управленческие решения на основе информации;
- технические и организационные средства управления, позволяющие автоматизировать процессы постановки управленческих задач, сбора и обработки информации, мониторинга исполнения показателей;
- документы, регламентирующие деятельность предприятия, как систему управления, направленную на стратегические задачи.
Технология регулярного менеджмента на предприятии в большей степени, как правило, базируется на информационных системах предприятия (ИТ-системы). Для построения устойчивой и эффективно функционирующей системы управления предприятием (особенно сложных систем класса ERP), необходимо иметь систему регламентирующих документов, обеспечивающих поддержку и унификацию технологии управления процессами предприятия.
Регламентация бизнес-процессов в ИТ-системе обеспечивает прозрачность деятельности, снабжает руководство информацией, необходимой для эффективного планирования, контроля и исполнения задач. Документирование процессов, функций, операций – первый шаг к их совершенствованию предприятия, как единой системы учета и управления.
Разработанные документы, позволят процессы управления сделать простыми и понятными, а персонал системы мотивируют на согласованное и правильное использование инструментов информационной системы.
Все документы должны быть разработаны на основе практического опыта и опробованных методик, с учетом требований международных стандартов семейства ИСО 9000.
Виды регламентирующих документов:
Положения и правила
Документы, описывающие структуру управления отдельными процессами с определением функций и задач, направленных на достижение промежуточных или конечных результатов и распределением функций между ролевыми участниками процесса. Такие документы особенно полезны для тех предприятий, где производственные процессы сложны, но слабо формализованы в силу разных причин. Примерами таких документов могут быть:
- Положение об управленческой и регламентированной структуре предприятия;
- Положение об управленческой учетной политике;
- Правила ведения взаиморасчетов с контрагентами;
- Положение о структуре нормативов и производственной аналитике;
- Положение об осуществлении бюджетного процесса предприятия;
- другие.
Регламенты и методики работы
Документы, описывающие функции исполнения процессов в определенной взаимосвязи и последовательности, нацеленной на получение конкретного результата, с назначением ответственных лиц за выполнение операций процесса и ответственных лиц за контроль исполнения процесса. Наибольший эффект в использовании регламенты приносят для управления сложными процессами, в управлении которых задействованы ресурсы нескольких подразделений и действия в которых разнесены по времени или территориально.
Примерами таких документов могут быть:
- методика и регламент кодирования основной нормативно-справочной информации;
- методика формирования консолидированной отчетности на предприятии;
- регламент подачи заявок на материалы;
- регламент работы с заказами покупателей;
- регламент ведения взаиморасчетов с покупателями и контроля дебиторской задолженности;
- регламент работы по давальческой схеме учета сырья и готовой продукции;
- регламент формирования и утверждения планов на предприятии;
- регламент формирования бюджетов предприятия;
- регламент расчета управленческой и регламентированной зарплаты;
- и т.д.
Инструкции пользователей
Документы, описывающие регулярные функции, закрепленные за отдельными ответственными лицами. Инструкции особенно нужны тем предприятиям, у которых нет собственного обслуживающего ИТ-персонала, который может оперативно подсказать и исправить ошибки пользователей.
Примерами таких документов могут быть:
- рабочая инструкция по резервному копированию информационной базы;
- инструкция по формированию книги покупок;
- инструкция по оформлению заявки на расходование денежных средств;
- инструкция по оформлению кассовых операций;
- другие.