Услуга «Обследование исходного состояния предприятия» («Как есть») – это работа экономиста-аналитика на предприятии Заказчика по изучению бизнес-процессов, определению проблем управления предприятием, сбор требований к автоматизированной системе с целью последующей выработки рекомендаций по разработке оптимальной и эффективной для данного предприятия модели учета, управления, автоматизации. Услуга может оказываться:
- в рамках консалтингового проекта;
- в рамках проекта автоматизации;
- в рамках проекта консалтинг + автоматизация.
Цели обследования:
- формализация деятельности предприятия до конечных операций, с целью увязки их в единую систему учета и управления;
- определить проблемы текущей системы учета и управления, обозначить возможности и приоритеты их решений;
- определить требования к автоматизации операций;
- определить методику разработки целевого состояния предприятия («Модели как должно быть»);
- определить риски проекта.
Задачи обследования:
- уточнение целей, задач Заказчика к целевым показателям автоматизированной системе управления предприятием;
- изучение бизнес-процессов организации Заказчика и определение необходимости их изменения, в случае неэффективности их в существующем виде;
- определение и оценка требований Заказчика к автоматизации управления организацией;
- определение предварительных различий типовой конфигурации системы «1С:Предприятие 8» текущим и перспективным бизнес-процессам организации Заказчика;
- оценка уровня подготовленности персонала Заказчика к освоению нового программного обеспечения;
- детальная идентификация областей учета, подлежащих автоматизации (уточнение границ автоматизации) организации Заказчика;
- оценка рисков неконтролируемых изменений объема, стоимости и продолжительности предстоящих проектных работ;
- разработка документа отчет об обследовании «Исходное состояние предприятия «Модель как есть»».
Для описания модели предприятия специалисты компании используют внутреннюю нотацию, основным направлением которой является процессное управление на базе причинно-следственных связей информационных потоков (вход, выход, исполнитель, документ, инструмент программы). Описание модели предприятия является доступным и структурированным, что обеспечивается представление модели в трех системах: таблица, графика, текст. Внутренняя нотация лишена недостатков сложных инструментов, что делает документ понятным и наглядным для пользователя, без специальных навыков в построении систем учета и управления.
Примечание. Для полного понимания ценности и важности данной услуги, запросите у менеджеров нашей компании шаблон документа. Нам нечего скрывать, мы делаем это лучше всех!
Порядок проведения обследования.
Обследование предприятия Заказчика проводится в четыре этапа:
- I этап – подготовительный;
- II этап - исследовательская работа экономиста аналитика в организации Заказчика.
- III этап - описание экономистом-аналитиком предметной области Проекта, по показателям, выявленным в ходе обследования (работы, их качество, стоимость и продолжительность).
- IV этап – согласование с Заказчиком предметной области Проекта, изложенной в виде отчета о результатах обследования (Технического задания) и их утверждение.
В ходе подготовительного этапа решаются следующие задачи:
- Исполнитель и Заказчик подписывают договор, издают приказы по компании (письменные распоряжения) об организации работ;
- Исполнитель формирует команду специалистов для проведения работ, а Заказчик – ответственных за взаимодействие в ходе работ;
- Исполнитель составляет согласованный с Заказчиком «Календарный план проведения обследования», получает от Заказчика информацию и документы, необходимые для начала обследования.
На этапе исследовательской работы в организации Заказчика экономистом - аналитиком проводится определение предметной области предстоящего Проекта по автоматизации предприятия (определяется перечень работ и услуг, их стоимость и требуемое на них время). При этом решаются следующие основные задачи:
- анкетирование;
- интервьюирование сотрудников Заказчика;
- наблюдение за работой сотрудников (при необходимости).
Этап описания предметной области проекта начинается с анализа информации, документов и материалов, полученных от Заказчика, а также выявленные в процессе обследования проблемы предприятия. Результатом этапа является документ в письменном виде Отчет о результатах обследования «Исходная модель ООО «»ХХХ» (модель «Как есть»)».
Примечание. Исходная модель является начальной точкой, из которой компания ХХХ, в рамках проекта перейдет в целевое состояние.
На первый взгляд не совсем очевидный документ для Заказчика «Исходное состояние предприятия …» (т.к. все и так понятно, мы каждый день с этим работаем и все понимаем) является основой построения изменений в бизнесе, позволяющих не только автоматизировать операции пользователей (перейти к учету в новом программном продукте), но и добиться изменений реальных финансовых показателей. Варианты проектов внедрения, нацеленные исключительно на автоматизацию, а также на использование максимально типового функционала, приводят к тому, что старые проблемы, переходят в новую систему, что не оправдывает проектные инвестиции.