Не нашли на сайте ответ на вопрос? Вы звоните или ОСТАВЛЯЕТЕ ЗАЯВКУ! Мы решаем 99,9% всех вопросов 1С!

Оформление авансового отчета.

Создадим новый документ «Авансовый отчет» путем нажатия на кнопку «Создать». Произведем заполнение главного реквизита Авансового отчета «Подотчетное лицо» с помощью окна быстрого выбора или (если оно нас не устраивает) с помощью справочника «Физические лица» (Рис.1).
Ris1
Рис. 1

Документ «Авансовый отчет» объединяет в себе как функцию приходной накладной (подтверждающей поступление в организацию товарно-материальных ценностей и (или) услуг нематериального характера) так и информацию по учету выдачи денежных средств подотчетному лицу. Для осуществления этих функций в документе имеется несколько закладок. Рассмотрим закладку «Авансы». В этой закладке отражаются полученные подотчетным лицом от предприятия денежные средства в виде наличных полученных из кассы или в виде поступлений на пластиковую карточку. Процесс выбора созданного ранее денежного документа (кассового или банковского) представлен на Рис. 2. Путь: Закладка «Авансы» -- Кнопка «Добавить» -- Значок выбора -- «Выбор типа данных» -- «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета» и выбор документа из представленного списка.

Ris2
Рис. 2

В случае выбора ранее созданного денежного документа в поле «Документ аванса» появится ссылка на выбранный денежный документ. Если документ, подтверждающий выдачу денежных средств еще не создан, то тут же можно создать новый кассовый документ: «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и соответствующими бухгалтерскими проводками: Дт71.01 – (Кт 50.01 или Кт 51). Создание нового документа «Выдача наличных» из режима «Авансовый отчет» -- закладка «Авансы» -- «Документ аванса» представлен на Рис. 3
Ris3
Рис. 3

Закладка «Товары» заполняется тогда когда подотчетное лицо отчитывается за приобретение ТМЦ (операция приобретения ТМЦ включает в себя и оплату за полученные материалы – чек ККА или приходный кассовый ордер). В этом случае необходимо указать наименование склада куда будут приходоваться товарно-материальные ценности (реквизит «Склад»). (Рис. 4).
Ris4
Рис. 4

Закладка «Оплата» заполняется тогда когда через подотчетное лицо производится погашение возникшей задолженности перед поставщиком предприятия. В этом случае предполагается, что оприходование товаров или услуг осуществляется по другим документам (к примеру по документу «Поступление товаров и услуг»). В закладке «Оплата» указываются данные документа по которому было произведено погашение задолженности. (Рис. 5).
Ris5
Рис. 5

Документ «Авансовый отчет» предоставляет пользователю общий результат отношений с подотчетным лицом по отражаемым в документе операциям. Для этого используются реквизиты расположенные внизу документа: «Получено авансов», «Израсходовано», «Остаток». Если «Остаток» = 0, то взаимоотношения предприятия с подотчетным лицом по комплексу операций: выдача аванса, наличие утвержденного руководителем предприятия авансового отчета и на его основании выдача из кассы суммы перерасхода подотчетных сумм или принятие в кассу неизрасходованных сотрудником денежных средств - завершены.
В реквизите «Назначение» указывается цель выдачи денежных средств под отчет. В реквизите указывается количество прилагаемых к отчету первичных документов. (Рис. 6).
Ris6
Рис. 6

Посмотрим бухгалтерские проводки созданные нашим документом (кнопка ):
Дт10.01 – Кт71.01 – 3000.00 руб. и Дт60.02 – Кт71.01 – 1500,00 руб. (Рис. 7).
Ris7
Рис. 7

В завершении перечислим все бухгалтерские проводки по учету взаимоотношений подотчетного лица и предприятия по операции осуществления административно-хозяйственных расходов сотрудником предприятия (подотчетным лицом) в интересах и по заданию предприятия:
- Дт71.01 – Кт51.01 – 4500 руб. – выданы наличные денежные средства из кассы подотчетному лицу – документ отражен в реестре «Кассовые документы»;
- Операции отраженные в документе «Авансовый отчет»:
- Дт10.01 – Кт71.01 – 3000 руб. – подотчетное лицо оплатило и получило материалы;
- Дт60.02 – Кт71.01 – 1500 руб. – подотчетное лицо оплатило задолженность предприятия за полученные им ранее транспортные услуги.
Вывод: взаимоотношения между организацией и работником оранизации по данной операции завершены.

Авансовый отчет по командировочным расходам
Учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам ведется аналогично учету расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам. При направлении работника предприятия в командировку на основании приказа руководителя подотчетному лицу выдается командировочное удостоверение и аванс на командировочные расходы. При возвращении из командировки работник должен отчитаться об израсходованных суммах предоставив Авансовый отчет с прилагаемыми к нему подтверждающими документами.
Рассмотрим пример.
Работник предприятия Могов А.П. 30 марта приказом по предприятию направляется в командировку на 2 дня в другой город Российско Федерации. 30 марта ему был выдан аванс на командировочные расходы путем перечисления денежных средств из банка на пластиковую карточку в размере 5000 рублей. По возвращении из командировки (1 апреля) Могов А.П. представил на утверждение руководителю предприятия авансовый отчет и документы подтверждающие расходы только на проезд.
Норма суточных при нахождении в командировке установленная на предприятии составляет 700 рублей за каждые сутки нахождения в командировке. Норма расходов на наем жилого помещения без предоставления подтверждающих документов установленная на предприятии составляет 700 рублей за каждые сутки нахождения в командировке. В тот же день (1 апреля) руководитель утвердил авансовый отчет и Могову была выплачена через кассу сумма перерасхода.

В реестре документов «Авансовые отчеты» создадим новый документ (Рис. 8).

Ris8
Рис. 8

В закладке «Авансы» в реквизите «Документ аванса» создадим новый кассовый документ «Списание с расчетного счета» от 30 марта (Рис. 9) и в реестре «Списание с расчетного счета» выберем на него ссылку (Рис. 10).
Ris9
Рис. 9 Создание документа учитывающего перечисление денежных средств на пластиковую карточку подотчетного лица

Ris10
Рис. 10 Выбор ссылки на документ «Списание с расчетного счета»

Расходы связанные с командировочными затратами отражаем в закладке «Прочее». Новую строка, соответствующую первичному документу создаем нажатием кнопки «Добавить».
Сотрудник вместе с авансовым отчетом предоставил в бухгалтерию предприятия оформленное командировочное удостоверение с отметками о прибытии-выбытии, два проездных документа, заявление на возмещение затрат за наем жилого помещения без подтверждающих документов за 1 день нахождения в командировке на сумму 700 рублей и указал сумму суточных расходов за 3 дня нахождения в командировке. Основные реквизиты этих документов (название документа, наименование затрат по документу, сумму затрат, сумму суточных расходов) отражаем в Закладке «Прочее» документа «Авансовый отчет». В этой же строке указываем счет затрат на командировочные расходы и субконто затрат (Рис. 11). Для наглядности работы полагаем, что проездные документы оформлены без учета НДС.
Ris11
Рис. 11

Предварительная форма документа «Авансовый отчет» (без возмещения суммы перерасхода подотчетному лицу) представлена на рис. 12.

Ris12
Рис. 12

Рассмотрим предварительные итоги по документу (Рис. 13)
Ris13
Рис. 13

Реквизит «Получено авансов» соответствует сумме выданной под отчет (5000 руб.). Реквизит «Израсходовано» соответствует сумме всех затрат командированного лица (1320 + 1240+2100+700 = 5360). Реквизит «Перерасход» соответствует сумме долга предприятия своему работнику по затратам на командировочные расходы.
Оформление документа выдачи подотчетному лицу наличных денежных средств в размере суммы перерасхода (360 рублей) возможно из документа «Авансовый отчет». Для этого нажимаем на кнопку «Создать на основании» и выбираем документ «Выдача наличных» (Рис. 14)
Ris14
Рис. 14

Программа откроет форму нового документа с правильно заполненными реквизитами: подотчетное лицо, сумма, вид операции и реквизитами печатной формы (Рис. 15).

Ris15
Рис. 15

Пользователю останется напечатать (при необходимости) расходный кассовый ордер: кнопка «Печать» и провести документ «Выдача наличных»: кнопка «Провести» или кнопка «Провести и закрыть».
Для полного отражения взаимоотношений предприятия и сотрудника по командировочным расходам, в документе «Авансовый отчет» в закладку «Авансы» следует добавить ссылку на только что созданный документ «Выдача наличных». Окончательный вид авансового отчета с открытой закладкой «Авансы» представлен на рис.16
Ris16
Рис. 16

В реквизите «Приложение» указываем 4 документа на 4 листах. Документы предоставляемые вместе с отчетом: командировочное удостоверение, проездные билеты (2 шт) и заявление на возмещение расходов на наем жилого помещения.
Реквизит «Остаток» равен нулю. Это значит, что расчеты с сотрудником по командировочным расходам завершены.

рассчитать
стоимость
вашей задачи

Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос

Заказать звонок

Задать вопрос

Обратный звонок/вопрос

Если мы не сможем помочь в решении вашей задачи 1С, мы сделаем вам интересный подарок!
(Предложение актуально при обращении через данную форму)