Оформление Заказов поставщикам вручную в 1С:Управление торговлей 8 ред.11.2

Если у вашего предприятия есть необходимость учета собственных запросов поставщикам, то в разделе НСИ и администрирование → Закупки, устанавливаем флажок Заказы поставщикам.

Кроме того, в данном разделе можем установить возможность:

  • установить запреты на закрытие заказов поступивших не полностью;
  • установить запреты на закрытие заказов оплаченных не полностью;
  • вести список причин отмены заказов поставщикам;
  • оформлять поступления товаров на основании нескольких заказов;
  • оформлять корректировки при поступлении товаров и корректировочные счета-фактур
  • формирование Заказов в конфигурации Управление торговлей возможно вручную и автоматическое (на основании анализа потребностей).

Оформление Заказов вручную

Менеджер по закупкам может следить за состояние заказов, а также контролировать своевременность оплаты и т.д.
В журнале Заказы поставщикам (раздел Закупки) создаем новый Заказ поставщику. Указываем поставщика, если для него определенно соглашение, то все параметры будут заполнены автоматически. Можем оформлять заказ и без использования соглашению, тогда всю информацию заполняем вручную.
Мы создаем соглашение, в котором отражаем условия и порядок оплаты, вид цены поставщика и склад, на который планируем поступление.
По заказу поставщику можно зарегистрировать несколько этапов оплаты. Например, поставщик работает только по предварительной оплате 50% за 3 рабочих дня до отгрузки, остальные 50% мы должны перечислить в течении 5 рабочих дней после поставки. В этом же окне отражаем Форму оплаты. (Рис.1).
OZP1
Рис.1

Заказы поставщикам можно создавать в рамках договоров. В договоре фиксируем вариант детализации расчетов: по заказам, по договорам или по накладным.

Заполняем закладку Товары

Список товаров можно ввести вручную, а можно воспользоваться подбором (Заполнить → Подобрать товары). В окне отражаются цены по тому виду цены, который указан в документе и доступность товара на складе. После подбора всех необходимых позиций нажимаем Перенести в документ. (Рис.2).
OZP2
Рис.2

На странице Товары мы также можем указать Желаемую дату поступления, как по каждой позиции так для всего заказа в целом. 

Согласование заказа

В конфигурации есть возможность согласования Заказов поставщику с ответственными лицами. Процесс согласования доступен только при установке флажка Согласование заказов поставщикам в разделе НСИ и администрирование → Закупки → Документы закупок. Там же определяем список ответственных лиц (финансовые, логистические, ценовые и коммерческие условия). Для согласования сотрудник может запустить бизнес-процесс Согласование закупки. При этом, уполномоченным сотрудникам будут направлены задачи по согласованию.
Для просмотра итогов согласования заказа предназначен отчет Результаты согласования.

Контроль состояния заказов

В журнале Заказов поставщикам есть отчеты, по которым мы можем отслеживать и анализировать состояние Заказов. (Рис.3).
OZP3
Рис.3

Состояние выполнения документов – анализ состояния выполнения по каждой позиции;
Задолженность поставщикам - анализ состояния задолженности перед контрагентом;
Карточка расчетов с поставщиками – сверка взаиморасчетов с контрагентом, детализация до этапов оплаты, а также до документов поступления и оплаты;

Заказ поставщика может находиться в разных состояниях. Состояния определяются статусом заказа и оформлением документов по оплате.

В процессе работы для заказа поставщика предусмотрены состояния:

Ожидается согласование – создан новый заказ, статус - Не согласован. Требуется утверждение заказа руководством торгового предприятия. После согласования - статус Согласовано, и он меняет состояние в зависимости от зарегистрированы условий оплаты;
Ожидается аванс – статус в заказе Согласовано. По заказу требуется перечисление аванса до подтверждения возможности поставки заказа поставщиком (в условиях оплаты зафиксирован этап оплаты Аванс);
Ожидается подтверждение – статус - Согласовано. По заказу поставщику произведена оплата. Это состояние также определяет заказы, которые ожидают оплаты после подтверждения поставки товаров или после оформления поставки поставщиком. После того как поставщик подтвердил поставку и указал конкретные сроки мы устанавливаем статус Подтвержден. После проведения заказа с этим статусом регистрирует состояние - ожидается поступление;
Ожидается предоплата (до поступления) – статус в заказе - Подтвержден. Условие оплаты - Предоплата;
Ожидается поступление – статус документа Подтвержден. Для заказов с условием оплаты Предоплата – оформлены документы оплаты. По таким заказам, при необходимости, начинаем процесс поставки товаров, а также устанавливаем статус К поступлению;
Ожидается оплата (после поступления) – статус - К поступлению, но требуется произвести оплату за товаров. Сам факт поставки товаров контролируется менеджером вручную;
Готов к закрытию – нами выполнены все условия по оплате. Требуется контроль поставки товаров, а далее закрытие заказа (установить статус Закрыт).

Состояние заказов можно посмотреть в журнале заказов и на форме самого Заказа. (Рис.4).
OZP4
Рис.4

Анализируя состояния мы принимаем решение об изменении статуса в документе. При изменении статусов следует учитывать правила применения:


Не согласовано – устанавливается для новых документов;
Согласовано – устанавливаем после согласования на уровне нашего предприятия;
Подтвержден – после подтверждения поставщиком даты поставки;
К поступлению – устанавливаем этот статус, если поставщик подтвердил нам отгрузку;
Закрыт – устанавливаем по окончанию работы с заказом. Не поставленные позиции, отмечаются, как отмененные.

Отмена и закрытие заказов

Мы можем отменить в Заказе только те позиции, по которым не было поставки, и можем отменить заказ полностью.
После завершения работы по Заказу устанавливаем статус - Закрыт.
На Закладе Товары, на позиция по которым нет и не будет поставки, устанавливаем признак Отменено. После чего позиция будет отмечена бледным цветом.
Мы можем отменить выборочно позиции для этот выделяем нужные строки (удерживая Ctrl) и нажимаем Отменить выделенные строки. (Рис.5).
OZP5
Рис.5

А можем отменить не поставленные строки. В этом случае будет установлен флаг Отменено. А если товар поставлен нам частично, то строка будет разбита на две. (Рис.6).
OZP6
Рис.6

Если необходимо отменить все позиции, то выделяем все (Ctrl+A) и нажимаем Отменить выделенные строки.

рассчитать
стоимость
вашей задачи

Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос
Задать вопрос

Заказать звонок

Задать вопрос

Обратный звонок/вопрос

Если мы не сможем помочь в решении вашей задачи 1С, мы сделаем вам интересный подарок!
(Предложение актуально при обращении через данную форму)